Hallo zusammen und frohes Neues Jahr 2020!
Ich versuche mal mein Problem so präzise zu schildern wie nur möglich, aber ich denke wir wollen das Rad hier nicht neu erfinden.
Ach ja, wenn das Thema hier unpassend ist bitte eben verschieben!
Hier im Haus war es bisher üblich die Besprechungsräume über eine Cobol Anwendung zu buchen. In dieser Anwendung konnte man dann in eigens definiertes Felder eintragen ob man Kaffee und Kekse benötigt und für wie viele Personen. Die entsprechenden Damen die die Räume vorbereiten haben dann täglich eine Liste bekommen, wann welche Besprechung stattfindet und mit den Informationen für Kaffee und Kekse.
Jetzt haben wir die Raumbuchung auf Exchange umgestellt und die Räume dort entsprechend als Ressourcen Postfächer angelegt. Organisatorisch sollte es so sein, dass die Leute im Termin einfach eintragen wie viele Personen und ob Kaffee benötigt wird. Ein Personenkreis hat Zugriff auf die Kalender der Räume und kann in den Details sehen was vorbereitet werden muss. Das hat einen entscheidenden Nachteil: Die Information über Kaffee Kekse geht natürlich auch mit raus an externe Teilnehmer. Das ist so nicht gewünscht, weil das "peinlich" ist. Kann ich irgendwo verstehen.
Wir sind jetzt auf die Idee gekommen mit Exchange bzw. Outlook Formularen zu spielen, aber auch das ist ja recht wacklig und auf öffentliche Ordner möchten wir eigentlich verzichten. Dabei war die Idee mit zusätzlichen Feldern zu arbeiten wo die Informationen wieder eingetragen werden können. Jeder der das Formular hat, kann die Informationen eintragen und auch lesen, wer das Formular nicht hat, sieht die Informationen nicht. Dass sie mit in der IPM. stehen ist klar, jedoch ohne Formular quasi unsichtbar.
Hat dazu jemand eine Idee / Lösung wie man das mit Exchange / Outlook Bordmitteln lösen kann? Ich bin mir eigentlich sicher, dass wir nicht das einzige Haus sind wo solche Problemchen auftreten.
Mich würde interessieren wie sowas bei euch gehandhabt wird. Setzt ihr Bordmittel ein oder vielleicht eine Verwaltungssoftware für die Räume die so eine Funktion für Kaffee / Kekse oder Verpflegung allgemein, hergibt?
Grüße
Andreas
hallo herby,
die meisten meiner Kunden regeln das über Ressourcen-Postfächer, die mit eingeladen werden. Die Postfächer "Getränke" und "Getränke+Essen" laufen dann beim Catering auf.
Gruß
Jochen
hallo herby,
die meisten meiner Kunden regeln das über Ressourcen-Postfächer, die mit eingeladen werden. Die Postfächer "Getränke" und "Getränke+Essen" laufen dann beim Catering auf.
Gruß
Jochen
So haben wir das ja auch vor. Allerdings wäre die Information über die Anzahl für Kaffee und so weiter ja dann mit im Termin.
Beispiel: @catering: Wir brauchen 10x Kaffee.
Diese Information soll NICHT im Termin auftauchen. Dass die Ressource mit eingeladen ist, das ist nicht schlimm. Lediglich die Information in den Termin Details soll nicht rein.
Teilnehmerzahlen ergeben sich ja eh häufig aus dem Einladungstext und müssen deshalb nicht explizit aufgeführt werden:
z.B. "Hallo Herr x, von uns nehmen außer mir noch Frau a, frau b und Frau C teil, wäre schön wenn sie noch Frau Y mitbringen könnten"
Was man braucht (KK KaffeeKekse, KKW KaffeeKekseWasser, KKWF KaffeeKekseWasserFutter) regelt man über die unterschiedlichen Ressourcen.
Wie gesagt, den meisten Kunden reicht das so.
Servus,
ich habe bisher sehr häufig die folgenden Varianten gesehen (wie es Jochen und Herby auch schon schreiben):
- Die Besprechungsräume wurden mehrfach mit einem kleinen Hinweis angelegt: "Raum1 KK" = Raum1 Kaffee/Kekse, "Raum1" = kein Catering.. etc
- zusätzliche Ressourcenpostfächer wie "Kaffee", "Catering" oder "Beamer" welche mit eingeladen werden
- Sammelpostfach "Catering" oder ähnliches, welches mit eingeladen wird und entsprechend mit Infos versorgt wird (Kostenstelle, Anzahl Personen, etc)
- spezielle Software oder Eigenentwicklung welche diese Funktion übernommen hat
Gruß,
Frank
Kleines Update:
Es soll nun organisatorisch geklärt werden wie es aufgebaut wird. Formulare sind raus - es wird über Ressourcenpostfächer geregelt werden. Halleluja.
Grüße
Andreas