Wer kennt sie nicht, die böse “Allen antworten”-Funktion in Outlook? Da wird schnell eine wichtige Information an das ganze Unternehmen verschickt, und schon kommt es zu einer Mailflut aus Antworten, da die Empfänger die “Allen antworten”-Funktion nutzen:
So eine E-Mail Flut, kann je nach Größe der Organisation, schonmal ein paar Millionen E-Mails erzeugen und damit auch die Mailserver überfordern. Diese “Allen antworten”-Wellen oder “Reply All”-Spam kommen übrigens relativ häufig vor und werden ab und an auch mal öffentlich gemacht, zuletzt hat es Microsoft selbst erwischt. Auch der deutsche Bundestag war vor Jahren schon mal ein berühmtes Opfer.
Ich bin jetzt auch mal ganz ehrlich: Vor ein paar Wochen hätte ich es beinahe selbst geschafft. Anstatt auf “Antworten”, hab ich “Allen Antworten” bei einer Mail an das gesamte Unternehmen erwischt, dabei war die Mail eigentlich nur für den Absender bestimmt. In dem Moment wo man “Senden” drückt und im letzten Moment die Empfänger sieht, wird einem etwas warm…
In diesem Fall können einem zwei Dinge das Leben (oder den Job) retten:
Bei größeren Verteilern sollte der Kreis der Personen, die Mails an den Verteiler schicken können, eingeschränkt werden. Bei Exchange Servern lässt sich über die Funktion “Zustellungsverwaltung” der Personenkreis einschränken:
Mit der Funktion “Nachrichtengenehmigung” lassen sich mittels Exchange sogar einfache Workflows umsetzen.
Auf diese Weise lässt sich mit einfachen Mitteln ein 4-Augen Prinzip umsetzen.
Die zweite Möglichkeit ist, dass der Absender eine Mailflut an den Verteiler unterbindet. Dafür kann der Absender ein kleines Outlook PlugIn nutzen:
Das PlugIn gibt dem Absender die Möglichkeit vor dem Senden einer Mail festzulegen, welche Einschränkungen für die Mail gelten. So kann beispielsweise “Allen antworten”, “Antworten” und “Weiterleiten” unterbunden werden:
Wenn der Absender “Reply All” vor dem Senden der Mail deaktiviert hat, bekommt der Empfänger beim Versucht die Funktion “Allen antworten” zu nutzen die Folgende Fehlermeldung:
Dies funktioniert allerdings nur mit Outlook innerhalb der eignen Exchange Organisation. ActiveSync Clients, sowie OWA und auch die Outlook App für Android und iOS kennt diese Einschränkung nicht und ignoriert es einfach. Das PlugIn hilft also nur, wenn der Großteil der Benutzer mit Outlook arbeitet.
Wirklich wirksam ist hier also nur die Zustellungsverwaltung des Exchange Servers, diese hat übrigens auch mich gerettet.
Die folgende Vorgehensweise hat sich übrigens bei unternehmensweiten oder großen Verteilern bewährt:
- Große Verteiler werden mittels Zustellungsverwaltung auf einen Benutzer “news” oder ähnliches eingeschränkt
- Für den Benutzer “news” wird das Mailbox Audit Log aktiviert (wenn dies nicht eh global eingeschaltet ist)
- Berechtigte Personen erhalten “Senden-Als” Rechte für den Benutzer “news” (zusätzlich kann die Nachrichtengenehmigung konfiguriert werden)
- Mittels Transportregel werden alle Mails an den Benutzer “news” gelöscht
Eine Mailflut aus Antworten oder Abwesenheitsnachrichten kann so effektiv eingedämmt werden.
… oder man reduziert generell die Anzahl der Empfänger einer E-Mail auf dem Exchange-Server.
Eine Outlook Funktion, die auch das Leben diesbezüglich erleichtert ist das verzögerte Senden von Mails.
Mittels einer Outlook Regel ist es möglich, alle Mails um eine Minute zu verzögern. Somit kann ein unbeabsichtigtes Senden noch für 60 Sekunden aufgehalten werden.
Coole Funktion! Vielen Dank Frank!