Resource mailboxes are a great thing. Meeting rooms and devices can be easily invited to an appointment. Resource mailboxes manage your calendars independently and automatically accept or reject bookings if the resource is already occupied. The administrator can control how long a resource can be booked. To get a quick overview of the utilization of a resource, the calendar can be shared so that free appointments are visible at first glance.
In this Howto I describe how to create a resource mailbox for a meeting room and a mailbox for a car. The calendars of both resources are shared.
Legen wir also die Postfächer zunächst an, dazu klicken wir in der Exchange-Verwaltungskonsole auf Empfängerkonfiguration und im Aktionsfeld auf „Neues Postfach“
Als Typ wählen wir zunächst „Raum Postfach“ aus um den Besprechungsraum anzulegen
Da noch kein entsprechender Benutzer für das Postfach existiert, wählen wir “ Neuer Benutzer“ aus. Da es sich bei einem Ressourcen Postfach auch um ein Postfach handelt, wird auch ein Active Directory Benutzer zu dem Postfach angelegt. Das Benutzerkonto wird allerdings deaktiviert. Wenn schon ein Benutzer vorhanden ist, muss das Active Directory Benutzer Konto vor Anlage des Ressourcenpostfaches deaktiviert werden.
Als nächstes geben wir die Informationen zu dem Raumpostfach an, hier lässt sich auch gleich eine passende OU für den Active Directory Benutzer auswählen. Wird hier keine Auswahl getroffen, landet der Benutzer in der OU „Users“.
The alias and the target database can be specified in the next dialog. A retention policy can also be specified. It makes sense to create a separate retention policy for resources which, for example, deletes items that are older than 30 days from the mailbox.
Mit einem Klick auf „Fertigstellen“ wird das Postfach angelegt.
Einen Besprechungsraum haben wir nun angelegt, er wird auch schon in der Adressliste „Alle Räume“ angezeigt.
However, the room has not yet been configured. The following properties are to be configured:
- The room should automatically accept or reject appointments.
- User Frank should be able to resolve booking conflicts and delete or rebook appointments
- The room may not be booked for longer than 8 hours
- A text should be sent to the organizer informing them that the room must be left clean.
- It should be displayed that the room offers space for 10 people
- The resource's calendar is to be released
Damit der Raum Termine automatisch annimmt oder ablehnt muss die Ressourcenbuchungsautomatik aktiviert werden, dies lässt sich in den Eigenschaften des Postfachs auf dem Reiter „Ressource – Allgemein“ einstellen:
In the resource capacity field, we can also specify the number of seats in the room
Auf dem Reiter „Ressourceninformationen“ kann ein Text eingefügt werden, welchen den Benutzer erinnert den Raum sauber zu hinterlassen. Auf Wunsch kann auch das Häkchen „Betreff löschen“ entfernt werden, damit bei einer Buchung der Betreff des Termins angezeigt wird.
Auf dem Reiter „Ressourcenrichtlinie“ kann die Höchstdauer eines Termins und der Stellvertreter des Raumes festgelegt werden. Termine die länger als die vorgegebene Höchstdauer sind, werden automatisch abgelehnt. Der Stellvertreter hat die Möglichkeit Konflikte zu lösen oder Termine abzusagen. Mit dem Häkchen „Besprechungsanfragen an Stellvertreter weiterleiten“ wird der Stellvertreter bei jeder Buchung des Raumes informiert.
The room now automatically accepts appointments or rejects them if they do not comply with the guidelines. The organizer of the appointment receives a corresponding message
From practical experience, I can report that many users like to integrate the calendar directly into Outlook to get a quick overview of which resources are free and can be booked. The scheduling assistant is not enough for many. It therefore makes sense to share the resource's calendar with other users so that it can be opened directly in the Outlook calendar view. This procedure also makes sense if Outlook 2003 is used as the Exchange client, which does not support the advanced scheduling options of Outlook 2010.
A small side note: There are many instructions on the net for sharing the calendar of a resource, but many of them describe the way that every user is granted full access to the mailbox. I don't think this is a good idea and therefore describe the way in which the respective users are only granted read-only access to the calendar, because I don't want all users to be able to delete or edit entries in the calendar.
Zunächst brauchen wir allerdings selbst Vollzugriff auf das Postfach um den Kalender für andere Benutzer freizugeben, das lässt sich über die Exchange Konsole oder auch über die Shell erledigen, der Weg über die Konsole ist denkbar einfach: Rechtsklick auf das Postfach „Besprechungsraum 1“ und „Berechtigung Vollzugriff verwalten auswählen“, dann den Benutzer Administrator hinzufügen und fertig
The way via the Shell:
Add-MailboxPermission -Identity raum1 -AccessRights FULLACCESS -User Administrator
The Administrator user now has full access to the resource mailbox and can connect to the mailbox directly in Outlook and assign permissions to the calendar via Outlook.
Mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ können die Benutzer hinzugefügt werden, die auf den Kalender zugreifen sollen.