Exchange functional or service mailboxes are often integrated as an additional mailbox in Outlook. Here in the example with the Info mailbox:
Solange nur ein Benutzer das Postfach verbunden hat, ist das auch kein Problem, wenn aber mehrere Personen auf das Postfach Info zugreifen und auch Mails vom Info Postfach verschicken kommt es zu einem Problem. Mails die vom Absender Info gesendet werden, landen nicht im Ordner „Gesendete Elemente“ vom Postfach Info, sondern im Postfach des Benutzers der die Mail abgeschickt hat.
This is of course bad if the other users cannot see the sent elements. There are two registry keys that ensure that the sent and deleted elements are stored in the corresponding mailbox and not in the mailbox that carried out the action:
http://support.microsoft.com/kb/202517/en-us
The Technet article above describes how to change the behavior for Sent and Deleted items accordingly. However, changing the local registry has the disadvantage that this must be done per user and also for new users, sometimes this is not so easy to implement, for example, if clients are not within the Active Directory or if users send the mails via OWA.
Für den Ordner „Gesendete Elemente“ lässt sich dieses Verhalten allerdings zentral am Exchange Server einstellen. dazu kann der folgende Befehl verwendet werden:
Set-MailboxSentItemsConfiguration info -SendAsItemsCopiedTo senderandfrom -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo senderandfrom
Leider gibt es diese Einstellung nur für „Gesendete Elemente“ nicht aber für „Gelöschte Elemente“… Mit Exchange 2013 wurde dieses CMDlet übrigens wieder entfernt. Da helfen nur die Registry Keys.