With CU6 for Exchange 2016, Microsoft is bringing back a function that has been sorely missed. Specifically, it concerns the behavior of sent mails in shared mailboxes or proxy mailboxes.
Let's assume that the users Frank and Hans access a shared mailbox with the name Info:
In this example, Hans and Frank have full access and send-as rights for the Info mailbox.
Before CU6 there was the following behavior, user Frank sends a mail in the name of Info (send-as or send on behalf of does not matter), the sent mail therefore ends up in the "Sent items" folder. However, the mail only ends up in user Frank's "Sent items" folder and not in the Info mailbox. The user Hans, who also has access to Info, therefore has no way of knowing if, when and what Frank has replied to a mail:
Frank sends the mail on behalf of Info, the mail only ends up in Frank's mailbox in the "Sent items" folder, no mail is displayed in the "Sent items" folder in the Info mailbox, so Hans is left out and knows nothing about it.
With CU6, the "MessageCopyForSentAsEnabled" and "MessageCopyForSendOnBehalfEnabled" features have now been reintroduced. "Reintroduced" because it existed before, but was not previously included in Exchange 2016.
If the feature for the info mailbox is now activated, the following happens:
User Frank sends another mail on behalf of Info. The mail is saved in Frank's "Sent items" folder, and a copy of the mail is also saved in the "Sent items" folder in the Info mailbox:
This means that Hans can now see that user Frank has replied to an e-mail or written a new e-mail.
The new old feature can be activated with the following commands for a shared mailbox:
set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true
A distinction is made here between "Send-Als" (MessageCopyForSentAsEnabled) and "Send on behalf of "MessageCopyForSendOnBehalfEnabled". The behavior can therefore be controlled for both variants.
Switching off works with the following commands:
set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$false -MessageCopyForSentAsEnabled:$false
Unfortunately, it is still not possible to centrally control what should happen to deleted items. If user Frank deletes a mail in the Info mailbox, the mail is moved to the "Deleted items" folder in Frank's mailbox. Hans is once again left out when he searches for deleted mails. For "Deleted items", the behavior can still only be adjusted via registry key or group policy (Described here)
Hallo zusammen,
danke für die Infos, aktuell habe ich aber das Problem das die Einstellungen dann nicht ziehen, wenn ich das E-Mail aus Excel oder Word heraus an Outlook übergebe. Der User kann zwar dann auch die Shared Mailbox anwählen, aber dann landen die gesendeten wieder bei ihm, im namentlichen Postfach. Wenn ich die Exceltabelle an eine im Outlook direkte neu erstellte E-Mail anhänge, geht es. Es muss etwas damit zu tun haben, wenn Excel oder ein anderes Programm die Schnittstelle zum E-Mail-Programm öffnet.
Hat hier jemand eine Idee?
Liebe Grüße und Danke Marco
Hallo zusammen,
Bei mir klappt es so wie im Beispiel oben:
Benutzer Frank verschickt wieder eine Mail im Namen von Info.
Die Mail wird im Ordner “Gesendete Elemente” von Frank abgespeichert, zusätzlich wird eine Kopie der Mail im Ordner “Gesendete Elemente” im Info Postfach gespeichert
Allerdings schreibe ich beim erstellen der 1. Email (Postfach von Frank) noch zur internen Kennzeichnung „Preisliste in die KATEGORIEN.
Dies fehlt aber leider beim Info Postfach.
Hat da jemand einen Tipp für mich
Danke
Wenn ein Benutzer aus einer Shared Mailbox eine Mail versendet dann ist diese Mail unter Send Items in der Shared Mailbox ersichtlich (wurde durch den Admin so eingerichtet und funktioniert auch). Nun zu meiner Frage: zusätzlich ist diese gesendete Mail aber auch in der persönlichen Usermailbox unter Sent Items ersichtlich. Lässt sich dies ausschalten? Der Wunsch ist es, dass wenn ein User eine Mail aus einer Shared Mailbox sendet, diese dann auch nur unter Sent Item in der Shared Mailbox angezeigt wird und nicht auch noch unter Sent Items der persönlichen User Mailbox.
Nein, da Microsoft manchmal einfach ***** ist. Geht leider nur mit selbstgebastelten Regeln.
Hallo zusammen,
und danke für die Tipps, ich habe es in Exchange 365 angewendet.
Nun noch eine Frage dazu, kann man auch das Speichern im „Postfach / gesendete Objekte“, des „Vertreters / Senders“ verhindern?
Beste Grüße
Über eine Lösung wäre ich auch dankbar :)
Wir hatten die ganze Zeit Exchange 2016 und ich hab hatte nur Probleme mit dem MessageCopy. Mal gings mal nicht. Jetzt sind wir auf 2019 und anscheinend greifen die jetzt überhaupt nicht mehr. Die Parameter kann ich zwar auf True setzten aber zumindest bei normalen Postfächern interessiert das Exchange nicht die Bohne. Ich muss jetzt auf die Suche nach einer alternativen gehen, da wir da einen Workflow dran hängen haben der eingehende und ausgehende Mails von bestimmten Postfächern, die mehrere Leute eingehängt haben, verarbeitet.
Über den Reg Key hab ich gelesen, bringt mir aber nichts wenn jemand die Mail dann von seinem Handy oder Tablet schreibt. Hat vielleicht sonst noch jemand eine Idee?
Hat sich erledigt. War eine alte Transportregel auf dem Exchange die dazugeführt hat das dies nicht mehr ging… get-messagetrackinglog ftw :D
Bei mir funktioniert das kopieren nicht immer. Ist ein Exchange 2016 on premise. Hat jemand da eine Idee?
Hallo Zusammen,
funktionieren die beiden Befehle auch für eine „Linked“ Mailbox oder darf es nur eine normale User-Mailbox sein?
Danke für diesen Tipp…haben Ende letzten Jahres einen Exchange 2010 Server auf 2016 migriert und die zuvor im OWA des gemeinsam genutzten Postfaches getätigte Einstellung, die gesendeten Elemente in der Shared Mailbox zu speichern, ging hierbei verloren.
Mit den beiden Powershell-Befehlen war das Problem schnell gelöst!
Ich habe einen Exchange 2016 CU11. Es funktioniert alles einwandfrei bis auf das freigegebene Postfach: Ich füge User über das GUI beim „Vollzugriff“ und beim „Senden als“ ein. Trotzdem erhalten die User, wenn sie im Namen des freigegebenen Postfachs senden wollen eine Fehlermeldung, dass sie keine Berechtigungen besitzen. Hat jemand noch eine Idee woran dies liegen kann? Ich habe auch darauf geachtet, dass ich in einer neuen E-Mail auf das VON Feld klicke und das freigegebene Postfach auf der Adressliste auswähle, statt die Adresse „von Hand“ einzugebenen. Seltsam ist aber, dass es bei einigen Usern funktioniert. Bin langsam am verzweifeln…
Hi Sascha, wir haben das gleich Problem am „Exchange 2016 CU11“. Wenn man zum heutigen Updatestand ein freigegebenes Postfach anpasst/ändert, werden Mails nicht mehr „von“, sondern „als Auftrag“ versendet. Zusätzlich kommt eine Fehlermeldung der „fehlenden Berechtigung“. Aus dem Owa funktioniert es einwandfrei, teilweise auch der Outlook „Online“ Modus. Es ist einfach nur noch belastet was uns Microsoft an Patches zur Verfügung stellt, man ist nur noch auf Fehlersuche und das Stundenlang … – da man ja den Fehler bei sich selbst sucht – deshalb vielen Dank für deine Nachricht. VG
Update: Wir haben heute Nacht drei Änderungen vorgenommen. 1. Das Security-Update vom 08.01.19 installiert, die Berechtigung des freigegebenen Postfaches (Vollzugriff und Senden als) via PowerShell gelöscht wieder neu gesetzt. Weiterhin war das Postfach in den Kontakten „als nicht sichtbar“ markiert, dies haben wir temporär und absurderweise hoffnungsvoll auf wieder „sichtbar gesetzt“. Ergebnis okay, die User können wieder „VON“ senden … VG
Zusätzlich ein Riesenproblem: BCC Informationen werden bei diesem Verfahren „vernichtet“. Diese sind nicht mehr sichtbar für die anderen Mitarbeiter. Das ist bei uns ein richtiges Problem. Ist aber laut MS by Design, weil jemand eine RFC nicht richtig interpretiert…
Hallo Frank!
Migriert von EX2010 zu EX2016.
In EX2010 war es nach entspr. Konfiguration so, dass gesendete Objekte NUR in der Shared Mailbox abgelegt wurden und nicht im Postfach des Nutzers. In EX2016 gibt es nun jede gesendete E-Mail 2x, einmal im Benutzer-Postfach und einmal in der Shared Mailbox.
Gibt es unter EX2016 die Möglichkeit, gesendete Objekte wieder nur in der Shared Mailbox abzulegen?
Danke & Gruß
TJ
hat hierzu jemand schon eine Lösung gefunden?
Bei manchen Postfächern ist es bei uns problematisch wenn die Mails auch in den eigenen gesendeten Elementen landen
Hallo Frank
Kann dieser Befehl auch für normale Postfächer genutzt werden? Oder gibt es ein anderen Befehl dazu? Wenn ich den Befehl
get-mailbox -resultsize unlimited | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true
erhalte ich folgende Fehlermeldung
„MessageCopyForSentAsEnabled“ kann nur für freigegebene Postfächer festgelegt werden.
Hi Franky, wie wäre hier der Befehl für alle Benutzer?:
set-mailbox Info -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true
Danke
Hi Basti,
der Befehl für alle Benutzer:
get-mailbox -resultsize unlimited | set-mailbox -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled:$true -MessageCopyForSentAsEnabled:$true
Gruß, Frank
Ich hatte die Anforderung mal bei einem Arbeitgeber, wo der Chef keinen PC hatte und alles über 3 Sekretärinnen lief. Das war eine Arbeit das mittels Outlook Regeln ans Laufen zu bekommen. Ich musste die Initialien der Mitarbeiterinnen in die Signatur einbinden, damit die Outlookregeln einen Wert hatten, an dem sie sich orientieren konnten.
Hallo Frank,
danke für deinen Tipp, das Feature gab es auch schon in Exchange 2016 CU3, denn ich habe hier sehr lange suchen müssen als Exchange Neuling :-)
Get-Mailbox SharedMailbox | Format-List MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled
2013: Get-Mailbox SharedMailbox | Set-MailboxSentItemsConfiguration -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom
2016/Office 365: Get-Mailbox SharedMailbox | Set-Mailbox -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Sollte der jeweilige Benutzer noch Mails aus der SharedMailbox löschen, dann muss hier noch lokal bei jedem Benutzer ein Regkey gesetzt werden.
# Wert 4 = Shared Mailbox
# Wert 8 = Eigene Postfach
[HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General]
„DelegateWastebasketStyle“=dword:00000004
Gruß Helmut
@Martin: Das Feature gibts auch schon immer in Exchange 2016. Neu in CU6 ist lediglich, dass es sich nicht nur für freigegebene (shared) Postfächer aktivieren lässt, sondern auch für normale User Mailboxen.
https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2017/03/28/sent-items-behavior-control-comes-to-exchange-online-user-mailboxes/
VG Heiko
Hallo,
vielleicht hab ich ja was komplett falsch verstanden. Aber dieses Feature konnte man auch schon vor CU6 aktivieren. Wir nutzen es seit der Bereitstellung von Exchange 2016 CU1.
Beste Grüße
Martin
Btw, das ist bei MS schon ein erschreckend schwaches Bild, bestehende Funktionen ( eingeführt mit 2010 SP2/3 (?) ) in kommenden Versionen nicht mehr oder dann später erst nachzurüsten.
Kapiert man bei MS nicht, daß daran u.U. Prozesse hängen die dann nicht mehr gehen ?
Kopfschüttelnde Grüße
Volker
„bei EX2010 kannst Du es in den OWA Einstellungen vornehmen :-).“
Oder mit der Powershell :)
https://technet.microsoft.com/de-de/library/jj884078(v=exchg.141).aspx
Gruß
Volker
Guten Morgen Frank,
herzlichen Dank für die tolle Info. Gab es die auch bei Ex2010?
Viele Grüße
Rolf
Guten Morgen Rolf,
bei EX2010 kannst Du es in den OWA Einstellungen vornehmen :-).
Optionen – Einstellungen – Gesendete Elemente.
Grüße
Torsten
Hallo Torsten,
bei Ex13 wurde das Feature mit CU9 eingeführt:
https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2015/03/03/want-more-control-over-sent-items-when-using-shared-mailboxes/
Vg
Hallo Frank,
genial, erst heute Morgen habe ich genau nach der Einstellung gesucht für meinen Exchange 2013 Server und nicht gefunden, du hast bestimmt auch einen Link bzw. Information für die Version oder?
Ich muss gerade mehr als schmunzeln, wo ich Deine Mail in meinem Eingang heute Abend hatte.
Einfach genial.