Exchange 2019: Problems with the search / search index

With Exchange 2019, a few changes have been made to the search index: the search index for the Outlook and OWA search is no longer separate from the mailbox database in the file system, but has been moved to the database as part of the mailbox. Resetting the search index by deleting the files of the Search index in the file system will no longer work with Exchange 2019.

In my Exchange 2019 environment, however, there is now a problem with the search in Outlook and OWA, Outlook and OWA only show search results up to a certain date. More recent mails/content were not found. In my case, the problem was found quickly, one of the two Exchange services for the search was not started and still had the start type "Deactivated". This problem usually occurs after the installation of a CU. In my case, it must have been the installation of CU2, as this coincided quite well.

If there are problems with the search in Outlook, the "Microsoft Exchange Search Host Controller" and "Microsoft Exchange Search" services should be checked first. Both services must have the start type "Automatic" and must logically be started:

Exchange 2019: Problems with the search / search index

In my case, as already mentioned, it helped to reactivate and start the "Microsoft Exchange Search Host Controller" service. After a short time, Outlook returned up-to-date search hits. If one of the services was stopped for a longer period of time, the Exchange Server naturally needs some time until the index is up to date again.

If there are still problems with the disk, the following command can provide some data on the mailbox index:

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Get-MailboxStatistics frank| fl BigFunnel*

Exchange 2019: Problems with the search / search index

There are a few interesting values here that may indicate problems. For example, the values "BigFunnelCorruptedSize" and "BigfunnelCorruptedCount" can indicate problems with the search index. If there are problems with the search index of a mailbox, it can help to move the mailbox to a new mailbox database, damaged elements are not transferred and the index "could" work again.

There is also a CMDLet with which the search can be tested:

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Test-ExchangeSearch frank | ft -AutoSize

Exchange 2019: Problems with the search / search index

Unfortunately, I have not yet found out how to reset the search index for a mailbox in order to rebuild the index. As soon as I have found a way to do this, I will update this article. At the moment, however, it looks as if there is no way to reset the index using CMDLet (as of 16.12.2019, Exchange 2019 CU3).

45 thoughts on “Exchange 2019: Probleme mit der Suche / Suchindex”

    • Leider ist die Lösung keine wirkliche Lösung. Die Fehlerhaften Suchen lassen sich damit beheben, aber nicht das Problem an sich. Es wird nur nachindiziert. Bei uns nach wie vor ein großes Problem, MS scheint es aber nicht groß zu jucken.

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      • Hallo meine Lieben,

        haben das Problem seit Update von CU11 auf CU12 bei 60 Mailserver, alle Lösungsvorschläge getestet ohne Erfolg.
        Neue Datenbank angelegt dort ein neues Postfach angelegt wird nicht Indiziert. Beim versuch Postfächer zu verschieben Fehlermeldung (Zu viele vorübergehende Auftragsfehler (61). Der Auftrag wird beendet. Der häufigste Fehler ist „BigFunnelTransientException“ mit der Trefferanzahl 60.) Alle Updates nach CU12 sind Installiert. Alte Mails werden gefunden neue nicht.

        Reply
        • Hallo Walter,

          stehe seit Mai vor dem gleichen Problem, keine aber auch absolut keine der tausend Lösungsansätze hat bisher was gebracht und in eine neue Datenbank kann ich keine Postfächer migrieren wegen BigFunnelTransientException

  1. Hallo ihr Lieben,

    habt ihr schonmal daran gedacht eine alternative Suchlösung für Outlook / Windows etc. für Exchange-Server heranzuziehen? Lookeen zum Beispiel ist eine Suchsoftware, die in VDI’s problemlos und ohne Zeitverzögerung funktioniert. Vielleicht hilft diese Info ja dem ein oder anderen weiter. In diesem Artikel wird außerdem die VDI/Exchange-Suche beschrieben und deren Probleme genauer erläutert: https://lookeen.de/loesungen/suche-in-vdi/desktop-suche-in-vdi.html

    LG

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  2. Folgender Workaround hat bei mir geholfen.

    Öffnen Sie PowerShell (nicht die Exchange-Shell) auf einem Exchange Server mit erhöhten Berechtigungen und führen Sie diese Befehle aus:

    Add-PSSnapin Microsoft.Exchange.Management.PowerShell.SnapIn

    Start-MailboxAssistant -Identity -AssistantName BigFunnelRetryFeederTimeBasedAssistant

    Viel Erfolg

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  3. Moin,
    danke Franky für den Klasse Artikel.
    Ich hatte auch ein paar Probleme mit dem Suchindex beim Exchange 2019.

    Hier findest Ihr noch mal alles zum Suchproblem / Lösung im Exchange 2019.
    https://tkolber.medium.com/fixing-search-indexing-issues-within-exchange-2019-mailboxes-eba04d207312

    Schlussfolgerungen:
    Die Exchange 2019 Big Funnel-Architektur und die interne Postfachindizierung machen Indizierungsprobleme viel einfacher zu beheben und relativ schnell.
    Die aktuelle und einzige Möglichkeit, bisher Indizierungsprobleme mit Postfächern in Exchange 2019 zu beheben, besteht nur darin, sie in eine andere Datenbank zu verschieben.

    Reply
  4. „Hat das schonmal jemand gesehen?“

    Ja leider musste ich das heute auch bei einem Kollegen feststellen.
    Nach 2 Stunden WWW Suche habe ich endlich diesen Tipp gefunden!

    Also werde ich allen Kollegen nahe legen, alle EMails eine Kategorie zu verpassen und danach wieder zu löschen, damit die suche funktioniert.

    Reply
  5. Darf ich ein ganz neues, völlig beklopptes Phänomen der Suche in Exchange 2019 (aktuellstes CU/Update) teilen? Ich habe das bisher nur zweimal irgendwo in Foren gefunden, jedes Mal ohne weitere abschließende Antwort der ursprünglichen Fragesteller.

    Problem:
    User A erhält eine Mail – egal ob von Intern oder Extern. Sucht er die Mail, findet er sie sofort über die Schnellsuche. Dann leitet User A diese Mail an irgendwen anderes weiter. Ab jetzt ist die Mail nicht mehr in der Suche enthalten. Im Postfach ist sie weiter sichtbar, die Weitergeleitet Markierung ist auch da, aber die Suche ignoriert die Mail. Wenn ich jetzt der Mail eine farbliche Markierung gebe, dann finde ich sie wieder in der Suche, auch wenn ich die Markierung wieder lösche.
    Problem tritt nicht auf bei Anworten, nur bei Weiterleitungen. Nachzustellen im Cache und im Online-Modus, und es verhält sich auch in der Suche in OWA genau so, ist also wohl kein Client-Problem. Der Problematische User hat auch 22 „BigFunnelCorruptedCount“ Objekte, MailboxRepair hat da nicht geholfen, das verschieben werde ich noch probieren.

    Hat das schonmal jemand gesehen?

    Die Suche insgesamt ist bei Exchange/Outlook gefühlt seit Mitte letzten Jahres ein Dauerproblem – immer wieder macht ein Update was kaputt, der Fix dauert ewig und macht es dann oft noch schlimmer.

    Reply
    • Bei uns ist exakt das gleiche Problem bei einigen PF aufgetaucht. Wir haben vor kurzem von Exchange 2013 zu 2019 migriert.
      Ich verschiebe gerade einmal ein PF um zu sehen, ob dieser Fehler dann weg ist.

      Gibt es schon Erfahrungen für eine dauerhafte Lösung?

      Reply
  6. Bei uns ist das noch seltsamer. Nach der Migration 2016->2019: Eine Outlook Suche ergibt erstmal gar keine Resultate. Führt man die gleiche Suche erneut aus kommt eine Meldung dass die Suche nicht verfügbar wäre. Dienste laufen alle, Neustart bringt keine Änderung.
    Fahre ich jetzt den alten Exchange 2016 wieder hoch funktioniert die Suche wieder. In den 2016er Datenbanken ist nichts mehr vorhanden was vergessen hätte werden können, und in den Postfächern ist kein Hinweis auf irgendwas am alten Exchange Server zu finden. Auch ist das Problem nur an einem Standort. Alle anderen funktionieren einwandfrei (keine DAG) Installiert ist CU9 inkl. aller Updates.

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  7. Hallo Zusammen,

    ich habe das gleiche Problem, dass die Suche in Outlook nicht läuft. Zur Lösung des Problems habe ich eine neue Datenbank eingerichtet und die Postfächer umgezogen. Damit war für einige Zeit Ruhe. Nun fängt es wieder an. Benutzer beklagen fehlende Suchergebnisse. Eine Prüfung mit „Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | Get-MailboxStatistics | ? {$_.BigfunnelNotIndexedCount -ge “1”} | ft DisplayName,BigfunnelNotIndexedCount“ zeigt keine Indexfehler auf. Die beiden Dienste für die Suche sind auf automatisch eingestellt. Auf dem Server läuft CU 9 mit den letzten Updates inkl. dem aktuellen April Sicherheitsupdate.

    Da Microsoft keinen manuelle Neuindizierung anbietet, wollte ich zu dem einzigen Exchange Server noch einen zweiten Exchange 2016 installieren. Dieses schlägt jedoch fehl. Es wird die Meldung „Alle Exchange-Server in der Organisation haben eine höhere Version von Exchange“ angezeigt. Hat jemand hierzu eine Idee?

    Reply
    • Hi Dieter,

      du kannst in eine Exchange 2019 Umgebung keinen Exchange 2016 installieren, wenn nicht vorher auch ein Exchange 2016 vorhanden war. Lt. Fehlermeldung klingt das so. Wenn, musst du einen Exchange 2019 installieren, das würde gehen.

      Reply
  8. Mit CU8 war bei uns mal eine weile Ruhe. Seitdem CU9 drauf ist fängt es wieder an… Hatte nun nochmal 2 Postfächer die auch einen größer 0 BigFunnelCorruptedCount haben mal in eine andere DB umgezogen. Der Count ist nun auf 0, suche klappt aber auch nur „gefühlt“ besser laut den Mitarbeitern, findet aber definitiv nicht alles. Hinzu kommt das zum Teil nun auch die Meldung kommt „Da hat was nicht geklappt“ was wiederum auch interessant ist das man in owa mehr E-Mails findet…

    Ich habe das Gefühl das zumindest bei uns noch das Apps for Enterprise mit Outlook da mit reinspielt. (Updates sind alle aktuell)

    Hier mal als Beispiel vor über 24h umgezogen in eine neue DB:

    BigFunnelIsEnabled : True
    BigFunnelMaintainRefiners : True
    BigFunnelFilterTableTotalSize : 640 KB (655,360 bytes)
    BigFunnelFilterTableAvailableSize : 160 KB (163,840 bytes)
    BigFunnelPostingListTableTotalSize : 436.1 MB (457,310,208 bytes)
    BigFunnelPostingListTableAvailableSize : 736 KB (753,664 bytes)
    BigFunnelLargePOITableTotalSize : 2.563 MB (2,686,976 bytes)
    BigFunnelLargePOITableAvailableSize : 832 KB (851,968 bytes)
    BigFunnelTotalPOISize : 288.3 MB (302,336,739 bytes)
    BigFunnelMessageCount : 62257
    BigFunnelIndexedSize : 17.07 GB (18,325,733,361 bytes)
    BigFunnelPartiallyIndexedSize : 1.715 GB (1,841,316,471 bytes)
    BigFunnelNotIndexedSize : Unlimited
    BigFunnelCorruptedSize : 0 B (0 bytes)
    BigFunnelStaleSize : Unlimited
    BigFunnelShouldNotBeIndexedSize : 4.441 MB (4,656,379 bytes)
    BigFunnelIndexedCount : 60779
    BigFunnelPartiallyIndexedCount : 1478
    BigFunnelNotIndexedCount : 0
    BigFunnelCorruptedCount : 0
    BigFunnelStaleCount : 0
    BigFunnelShouldNotBeIndexedCount : 594
    BigFunnelMailboxCreationVersion : 0

    Dieses „BigFunnelPartiallyIndexedSize“ stört mich, kann man das irgendwie noch beeinflussen? wenn da wirklich 1,7 GB nur teilweise indiziert sind würde mich es nicht wundern das man nicht alles findet.

    Reply
  9. Hi, here’s how to solve the problem without moving the mailboxes (from Microsoft support a few days ago).
    On the Exchange Server, open a PowerShell box with admin rights (not an Exchange shell) then :
    Add-PSSnapin *Exchange*
    Start-MailboxAssistant -Identity -AssistantName BigFunnelRetryFeederTimeBasedAssistant

    I was told this issue would be fixed in some future CU release.
    Hope this helps…

    Reply
    • Bei mir hat das nichts gebracht. ( Es wurden 10-20 Mails neu indiziert und dann bricht das auch wieder ab.)
      Das einzige was funktioniert hat war, alle Mailboxen in eine neue Datenbank zu verschieben.
      Auf Dauer ist das aber ziemlich nervig, wenn der Fehler nach und nach immer wieder kommt.

      In my case it did not work.
      The only working method was to move all Mailboxes to a new database.
      But this is realy annoying.

      Reply
  10. Bei uns tritt das Problem leider immer mal wieder auf.
    Wir haben 300+ Mailboxen. Teilweise mit über 200GB/Mailbox.

    Ich kann nicht täglich auf „Verdacht“ jede der Mailboxen von DBx zu DBy verschieben.
    Das würde jedesmal ewig dauern, die Storage unnötig belasten und auch die Performance in den Keller drücken.

    Traurig, dass es hier noch keine Lösung/Hilfe von MS gibt.
    Das Ticket bei MS war auch für „nichts“, da wir deren Support-Engineer erklären mussten wie Indexing unter Exchange 2019 funktioniert (die beiden Techniker waren verwundert weil keine Index-Verzeichnisse mehr da waren)…

    Reply
    • Bei uns Tritt das Problem auch auf, ich bin ebenfalls auf der Suche nach einer Lösung (Exchange 2019 CU8)
      Der betroffene Server 2000+ Mailboxen … Dienste sind neugestartet, ich hoffe das braucht einfach nur länger…
      Mailboxen verschieben ist hier keine Option…

      Reply
    • Hallo Franz,

      gibt es schon Neuigkeiten zu deinen Suchproblemen bzw. hat dein Tipp bei dir geholfen?

      Gruß Stefan

      Reply
    • Hallo Franz.

      Coole Info.
      Nur eine Idee – würde es dann nicht auch reichen, eine Datenbank im DAG auf einen anderen Server im Verbund zu switchen bzw. aktiv zunehmen, bevor ich die DB komplett dismounten und neu einhängen muss?

      lg

      Reply
  11. Hallo Zusammen,

    wir starten regelmäßig die Dienste neu, haben den CU7 installiert und die Suchfehler häufen sich in den letzten 2 Wochen wieder. Jetzt hilft nicht einmal mehr eine Mail zu verändern….
    Kann den Sch… endlich mal jmd. lösen? Das kann doch nicht der Anspruch einer professionellen Groupware sein, dass so ein Problem nach 1 Jahr immer noch nicht gelöst ist.

    VG Markus

    Reply
  12. Hey,
    das Problem besteht bei uns weiterhin, trotz neuesten CU – hat irgendwer ne praktikable Lösung gefunden?
    Vielen Dank
    Jens

    Reply
    • Hi Jens,

      bei uns hat es geholfen, den MS Exchange Search Host Controller Dienst und den MS Exchange-Suche Dienst neu zu starten. Wir haben uns jetzt eine entsprechende geplante Aufgabe angelegt, die die Dienste täglich morgens neu startet.

      VG
      Ron

      Reply
  13. Moin,

    ich habe ein ähnliches Problem.

    Da mein bei IONOS gehostetes Exchange 2013 zu voll wurde, habe ich einen Exchange 2019 nachgebucht und dieses Postfach im lokalen Outlook parallel migriert. Ich habe also nun 2 idendtische Postfächer (mit unterscheidlicher E-Mailadresse).

    Wenn ich im Exchange 2013 einen beliebigen Suchbegriff eingebe (Suche im aktuellen Postfach), erhalte ich beispielsweise 13.250 Ergebnisse, der Suchbegriff wird gelb dargestellt.

    Die gleiche Suche, bei identischen Einstellungen im Exchange 2019 liefert hingegen nur 75 Ergebnisse, wenn ich dann nach unten scrolle, erweitert Outlook auf 175 Ergebnisse.

    Der Support von IONOS kann mir nicht helfen. Hat hier jemand einen Rat für mich?

    Danke, DMI

    Reply
    • Hy,
      das muß irgendwas in Outlook sein,
      wenn ich in einem Ordner ohne unterordner suche, und dabe „Aktueller Ordner“ ausgewählt habe, bekomme ich die 75 und 175 Ergebnisse, wenn ich auf Unterordner gehe, stimmt alles dann bekomme ich alle.

      Gruß
      Markus

      Reply
  14. Hallo,

    gibt es schon eine Lösung zu diesen Problemen? wir stehen vor dem CU6 Update (leider von CU4 weg) – wird sich die Suche verbessern?

    Danke,

    Reply
  15. Have you had any luck with the Search index? We have the same problem however it is affecting 70+ users

    Haben Sie Glück mit dem Suchindex gehabt? Wir haben das gleiche Problem, aber es betrifft mehr als 70 Benutzer. Entschuldigung für schlechte Grammatik / Wörter mit Google Translate.

    Reply
  16. Nein, gibt es seit 2019 RTM.
    @Stefans: Wie hoch ist denn bei Euch der BigFunnelNotIndexedCount oder die BigFunnelPartiallyIndexedSize?

    Aus gutem Grund dürfte das CMDLet im Standard „ausgeRBACd“ sein…

    Reply
  17. Hallo Franky,

    der Index kann durch das Verschieben der Mailbox in eine andere Datenbank neu aufgebaut werden.

    In den meisten Fällen ist eine schlechte Disk Performance für einen unvollständigen Index ursächlich. Sind Elemente vorhanden, bei denen die Indexierung fehlgeschlagen ist, kann für diese der Mailbox Assistant getriggert werden:

    Start-MailboxAssistant -Identity -AssistantName BigFunnelRetryFeederTimeBasedAssistant

    Cheers,
    Ralf

    Reply
    • Hallo Ralf,

      danke für Deine Antwort, leider existiert der Befehlt start-mailboxassistant auf unseren Systemen nicht.

      Stefan

      Reply
    • Ich habe es auch gerade versucht mit Start-MailboxAssistant aber dieser existiert nicht. Gibt es den erst aber einer bestimmten CU oder Powershellversion?
      Gruß Stefan

      Reply
  18. Was mir gerade geholfen hat:
    3 eMail Konten alle 3 mit dem gleichen Problem….

    1 Mail Konto Exportiert als pst und dann alle eMails gelöscht
    -> Importiert -> siehe da die Suche funktioniert wieder für das Konto. Werde ich jetzt auch mit den anderen eMail Konten testen :)

    Reply
  19. Ich habe genau das gleiche Problem, weshalb ich hier dann auf der Seite gelandet bin :-/

    Leider ist keinerlei Suche möglich! Wenn irgendwer ein Tip hat wäre ich sehr Dankbar!

    Reply
  20. Hallo,

    auch ich habe die Meldung von einem Kunden erhalten das die Suche nicht einwandfrei funktioniert. Laut den Aussagen der Mitarbeiter funktioniert die Suche nur wenn man den Exakten Wortlaut schreibt. Da aber nach Seriennummern in den Öffentlichen Ordnern gesucht werden gestaltet sich das Umständlich. In diesem Beispiel geht es Speziell um einen Kalendereintrag der von zwei Usern gesucht wird User1 findet die Mail nur mit exakten Wortlaut und User2 findet den Eintrag auch mit der Seriennummer alleine. Ich konnte mit einem Testaccount nur das Verhalten von User1 nachstellen.

    auch die Abfrage
    Get-MailboxStatistics Mailbox1| fl BigFunnel* (Migrierter Öffentlicher Ordner)
    ergiebt folgendes Ergebnis:

    BigFunnelIsEnabled : True
    BigFunnelMaintainRefiners : True
    BigFunnelFilterTableTotalSize : 1.281 MB (1,343,488 bytes)
    BigFunnelFilterTableAvailableSize : 160 KB (163,840 bytes)
    BigFunnelPostingListTableTotalSize : 76.5 MB (80,216,064 bytes)
    BigFunnelPostingListTableAvailableSize : 736 KB (753,664 bytes)
    BigFunnelLargePOITableTotalSize : 1.188 MB (1,245,184 bytes)
    BigFunnelLargePOITableAvailableSize : 704 KB (720,896 bytes)
    BigFunnelTotalPOISize : 41.85 MB (43,881,895 bytes)
    BigFunnelMessageCount : 114880
    BigFunnelIndexedSize : 3.027 GB (3,250,525,125 bytes)
    BigFunnelPartiallyIndexedSize : 2.303 GB (2,473,087,731 bytes)
    BigFunnelNotIndexedSize : 0 B (0 bytes)
    BigFunnelCorruptedSize : 66.87 KB (68,477 bytes)
    BigFunnelStaleSize : 0 B (0 bytes)
    BigFunnelShouldNotBeIndexedSize : 2.848 MB (2,986,364 bytes)
    BigFunnelIndexedCount : 81912
    BigFunnelPartiallyIndexedCount : 32968
    BigFunnelNotIndexedCount : 0
    BigFunnelCorruptedCount : 2
    BigFunnelStaleCount : 0
    BigFunnelShouldNotBeIndexedCount : 51
    BigFunnelMailboxCreationVersion : 0

    Wenn ich über die erweiterte suche im Betreff nach der Nummer suche finde ich den Eintrag.

    Gibt es schon irgendwelche Neuigkeiten bezüglich des Tickets bei Microsoft oder hat wer herausgefunden wie man den Index repariert?

    Reply
  21. Hallo Frank,

    haben seit Wochen das selbe Problem. Nur laufen bei uns die Dienste korrekt (seit Anfang an).
    Es war eine komplette Migration von EX2013 zu EX2019 mit neuen Servern (2019 Core), neuem DAG usw.

    In den BigFunnel Details zeigt es mir knapp 1353 „BigFunnelShouldNotBeIndexedCount“ bei einer betroffenen Mailbox an (ich kann NICHT ausschließen, dass es alle unsere Mailboxen betrifft – knapp 180 User + Shared,…).
    Von Tag zu Tag fällt es mehr Personen auf, dass die Suche NICHT läuft (was sicher auch der Gangfunk in der Kaffeeküche fördert).

    Eine Migration der Mailbox(en) in eine neue Datenbank, hat leider auch nicht geholfen.

    Hier noch die gesamten Funnelwerte, vlt. hast du/ihr noch eine Idee dazu:
    BigFunnelIsEnabled : True
    BigFunnelMaintainRefiners : True
    BigFunnelFilterTableTotalSize : 160 KB (163,840 bytes)
    BigFunnelFilterTableAvailableSize : 64 KB (65,536 bytes)
    BigFunnelPostingListTableTotalSize : 4.987 GB (5,354,225,664 bytes)
    BigFunnelPostingListTableAvailableSize : 6.438 MB (6,750,208 bytes)
    BigFunnelLargePOITableTotalSize : 448 KB (458,752 bytes)
    BigFunnelLargePOITableAvailableSize : 256 KB (262,144 bytes)
    BigFunnelTotalPOISize : 83.16 MB (87,199,132 bytes)
    BigFunnelMessageCount : 13079
    BigFunnelIndexedSize : 2.404 GB (2,581,594,714 bytes)
    BigFunnelPartiallyIndexedSize : 271 MB (284,214,493 bytes)
    BigFunnelNotIndexedSize : Unlimited
    BigFunnelCorruptedSize : 1.247 MB (1,307,347 bytes)
    BigFunnelStaleSize : Unlimited
    BigFunnelShouldNotBeIndexedSize : 26.8 MB (28,102,624 bytes)
    BigFunnelIndexedCount : 12910
    BigFunnelPartiallyIndexedCount : 169
    BigFunnelNotIndexedCount : 0
    BigFunnelCorruptedCount : 3
    BigFunnelStaleCount : 0
    BigFunnelShouldNotBeIndexedCount : 1353
    BigFunnelMailboxCreationVersion : 0

    Reply
  22. Hallo,

    wir haben ein Ticket bei Microsoft diesbezüglich offen, Microsoft betrachtet unseren Suchfehler mittlerweile als Bug. Einen Termin zur Lösung wurde uns nicht genannt.

    Stefan

    Reply

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