Exchange Server: Anzeigename für externe Mails ändern

In der Standardeinstellung des Active Directory wird der Anzeigename bekanntlich aus Vor- und Nachnamen gebildet. Viele Firmen, meistens im deutschsprachigem Raum, ändern die Erzeugung des Anzeigenamens allerdings auf „Nach- und Vorname“. Dies hat den Vorteil, dass im Exchange Adressbuch und im Active Directory die Benutzer leichter auffindbar sind, da die Sortierung anhand des Nachnamens und nicht nach dem Vornamen erfolgt. Hier mal ein Beispiel für solche eine Umgebung in der die Erzeugung des Anzeigenamens (Displayname) nach dem Schema „Nachname + Vorname“ erfolgt:

In vielen Firmen ist es oft einfacher einen Kollegen im Adressbuch anhand des Nachnamens zu finden, da oft der Vorname noch gar nicht bekannt ist. Was innerhalb der Firma oft gut funktioniert, kann aber international doch mal für Irritation sorgen, gerade wenn sich der Kontakt darauf verlässt, dass zuerst der Vorname genannt wird. Denn auch bei Mails, die zu externen Adressen geschickt werden, wird der Anzeigename verwendet. Ich bekomme beispielsweise hin und wieder mal Mails mit „Hello Zoechling…“, mich stört dies zwar nicht, aber man muss es ja den Partnern nicht unnötig schwer machen.

Es gibt aber eine Lösung für dieses Problem. Intern kann nach wie vor das Attribut „DisplayName“ für die Anzeige in den Adressbüchern, AD und Outlook Posteingang verwendet werden, jedoch lässt sich für externe Empfänger das Attribut „SimpleDisplayName“ nutzen. Interne Empfänger bekommen also weiterhin den Wert für „DisplayName“ angezeigt und externe Empfänger den Wert für „SimpleDisplayName“. Hier einmal ein Beispiel:

Wie im Screenshot zu sehen ist, ist der Vorname des Benutzers „Frank“, der Nachname „Zoechling“, das AD erzeugt daraus den Displayname „Zoechling, Frank“. Als „SimpleDisplayName“ ist der Wert „Frank Zoechling“ konfiguriert. Leider wird der Wert „SimpleDisplayName“ nicht automatisch erzeugt wird (wie dies bei DisplayName) der Fall ist. In der Standardeinstellung ist der Wert für „SimpleDisplayName“ also leer und wird nicht benutzt. Um externen Mailempfängern anstatt des DisplayNames den SimpleDisplayName anzuzeigen, muss zunächst ein entsprechende Eintrag konfiguriert werden. Dazu kann der folgende Befehl verwendet werden:

Nachdem der Wert für „SimpleDisplayName“ konfiguriert wurde, muss noch dessen Nutzung konfiguriert werden. Die Nutzung des „SimpleDisplayNames“ wird für die RemoteDomains konfiguriert. Der folgende Befehl kann verwendet werden, um alle externen Domänen (Domainname = *) für die Nutzung des SimpleDisplayNames zu konfigurieren:

Wenn nun Mails an externe Empfänger verschickt werden, wird anstatt des DisplayNames der SimpleDisplayName angezeigt. Hier mal ein Beispiel im vorher / nachher Vergleich:

Da der SimpleDisplayName nicht automatisch erzeugt wird, kann das folgende kleine Script genutzt werden, um den SimpleDisplayName für alle Benutzer/Postfächer aus Vor- und Nachname zu erzeugen:

$AllMailboxes = Get-User -ResultSize Unlimited | where {$_.RecipientType -match "UserMailbox"}
foreach ($Mailbox in $AllMailboxes) {
	[string]$SimpleDisplayName = $Mailbox.Firstname + " " + $Mailbox.Lastname
	Set-User $Mailbox -SimpleDisplayName $SimpleDisplayName
	Remove-Variable SimpleDisplayName
}

Das Script dient erst einmal nur zum initialen befüllen des SimpleDisplayNames, aber man könnte es ja auch zyklisch per Task ausführen lassen.

Übrigens: Wenn der SimpleDisplayName leer ist und die RemoteDomain für UseSimpleDisplayName konfiguriert ist, wird beim Empfänger kein Anzeigename sondern die Absender E-Mail Adresse angezeigt. Daher unbedingt vor der Konfiguration der Remotedomain die entsprechenden Einträge für die Benutzer konfigurieren und prüfen ob alle korrekt gesetzt sind.