Viele Admins kennen das Problem, es wurden Größenbeschränkungen für Postfächer konfiguriert und immer mal wieder gibt es Meldungen über volle Postfächer von Benutzern. Als Admin hat man hier eigentlich nur zwei Möglichkeiten, entweder man erweitertet die Postfachgröße für den Benutzer, oder man sagt dem Benutzer dass er aufräumen und alte Mails löschen soll.
Die erste Möglichkeit behebt das Problem meist nur temporär, denn nach gewisser Zeit meldet sich der Benutzer wieder und möchte mehr Speicherplatz. Bei der zweiten Möglichkeit ist es oft schon zu spät, denn das Postfach ist ja meist schon voll, daher gibt man den Benutzer meist ein wenig mehr Speicherplatz und bittet ihn dann aufzuräumen. Wie erfolgreich die beiden Möglichkeiten sind, hängt dann eher vom Benutzer ab.
In jedem Fall wartet man allerdings auf die Meldung des Benutzers, welcher sich über ein volles Postfach beschwert. Outlook selbst hilft hier leider auch nur bedingt weiter, denn es beschwert sich erst, wenn das Limit für die Warnung erreicht ist. Da könnte man ja etwas proaktiver auf dien Benutzer zugehen und Ihnen ein bisschen Hilfestellung beim Aufräumen anbieten, denn nicht nur die Postfachgröße spielt eine Rolle (meist nur für uns Admins), sondern auch die Anzahl der Elemente pro Ordner.
Ordner mit mehr als 100.000 Elementen verlangsamen Outlook spürbar. Bei Benutzern mit großen Postfächern bekommt man möglicherweise nicht nur Beschwerden über mangelnden Speicherplatz, sondern auch noch über mangelnde Geschwindigkeit.
Ich habe daher ein kleines PowerShell Script erstellt, welches die Postfachgröße, die größten Ordner und die Ordner mit den meisten Elementen des Postfachs anzeigt und dem Benutzer als E-Mail Bericht zustellt. Zusammen mit dem Bericht können dem Benutzer dann noch weitere Infos zugestellt werden, beispielsweise Infos zum eingesetzten Archivsystem oder eine Anleitung zur Benutzung seines Postfachs.
Hier mal ein Beispielbericht für einen Benutzer:
$Group = "Domain Users"
$CountTopFolder = 10
$ReportMailboxSizeInMB = 5000
$SMTPServer = "smtp.domain.tld"
$From = "postfachbericht@domain.tld"
$Subject = "Postfach Übersicht"
Ich denke die meisten Einstellungen sind selbsterklärend. Bei der Variable „$Group“ kann eine Active Directory Gruppe angegeben werden. Der Bericht wird dann nur für Mitglieder dieser Gruppe versendet. Auf diese Weise lassen sich unterschiedlich formatierte Berichte an unterschiedliche Gruppen schicken. Wenn der gleiche Bericht an alle Benutzer verschickt werden soll, kann die Gruppe „Domain Users“ angegeben werden.
Das Script habe ich auf GitHub zur Verfügung gestellt, gerne kann sich an der Weiterentwicklung beteiligt werden:
Vielleicht hilft es ja dem ein oder anderen Benutzer etwas mehr Ordnung im Postfach zu halten.
Update 10.12.2022: Ich habe gerade das Script auf GitHub aktualisiert und ein Problem behoben, bei dem kein Report versendet wurde. Zusätzlich gibt es jetzt die Möglichkeit den Bericht erst bei Postfächern ab einer bestimmten Größe zu versenden.