Ressourcenpostfächer sind eine feine Sache. Besprechungsräume und Geräte lassen sich somit einfach per zu einem Termin einladen. Ressourcenpostfächer verwalten selbstständig Ihre Kalender und nehmen Buchungen automatisch an oder lehnen Sie ab, wenn die Ressource schon belegt ist. Der Administrator kann steuern, wie lange eine Ressource gebucht werden kann. Um schnell einen Überblick über die Auslastung einer Ressource zu erhalten kann der Kalender freigegeben werden, so dass freie Termine auf dem ersten Blick sichtbar sind.
In diesem Howto beschreibe ich wie ein Ressourcenpostfach für einen Besprechungsraum und ein Postfach für ein Auto angelegt wird. Die Kalender der beiden Ressourcen werden freigegeben.
Legen wir also die Postfächer zunächst an, dazu klicken wir in der Exchange-Verwaltungskonsole auf Empfängerkonfiguration und im Aktionsfeld auf „Neues Postfach“
Als Typ wählen wir zunächst „Raum Postfach“ aus um den Besprechungsraum anzulegen
Da noch kein entsprechender Benutzer für das Postfach existiert, wählen wir “ Neuer Benutzer“ aus. Da es sich bei einem Ressourcen Postfach auch um ein Postfach handelt, wird auch ein Active Directory Benutzer zu dem Postfach angelegt. Das Benutzerkonto wird allerdings deaktiviert. Wenn schon ein Benutzer vorhanden ist, muss das Active Directory Benutzer Konto vor Anlage des Ressourcenpostfaches deaktiviert werden.
Als nächstes geben wir die Informationen zu dem Raumpostfach an, hier lässt sich auch gleich eine passende OU für den Active Directory Benutzer auswählen. Wird hier keine Auswahl getroffen, landet der Benutzer in der OU „Users“.
Im nächsten Dialog kann der Alias und die Zieldatenbank angegeben werden. Auch eine Aufbewahrungsrichtlinie kann angegeben werden. Es macht durchaus Sinn eine separate Aufbewahrungsrichtlinie für Ressourcen zu erstellen, die beispielweise Elemente die älter als 30 Tage sind aus dem Postfach löscht.
Mit einem Klick auf „Fertigstellen“ wird das Postfach angelegt.
Einen Besprechungsraum haben wir nun angelegt, er wird auch schon in der Adressliste „Alle Räume“ angezeigt.
Der Raum ist aber noch nicht konfiguriert. Folgende Eigenschaften sollen konfiguriert werden:
- Der Raum soll Termine automatisch annehmen oder ablehnen.
- Benutzer Frank soll Buchungskonflikte klären und Termine löschen oder umbuchen können
- Der Raum darf nicht länger als 8 Stunden gebucht werden
- Ein Text soll an den Organisator gesendet werden, der ihn darauf hinweist, dass der Raum sauber zu hinterlassen ist.
- Es soll angezeigt werden das der Raum Platz für 10 Personen bietet
- Der Kalender der Ressource soll freigegeben werden
Damit der Raum Termine automatisch annimmt oder ablehnt muss die Ressourcenbuchungsautomatik aktiviert werden, dies lässt sich in den Eigenschaften des Postfachs auf dem Reiter „Ressource – Allgemein“ einstellen:
Im Feld Ressourcenkapazität, können wir auch gleich die Anzahl an Sitzplätzen im Raum festlegen
Auf dem Reiter „Ressourceninformationen“ kann ein Text eingefügt werden, welchen den Benutzer erinnert den Raum sauber zu hinterlassen. Auf Wunsch kann auch das Häkchen „Betreff löschen“ entfernt werden, damit bei einer Buchung der Betreff des Termins angezeigt wird.
Auf dem Reiter „Ressourcenrichtlinie“ kann die Höchstdauer eines Termins und der Stellvertreter des Raumes festgelegt werden. Termine die länger als die vorgegebene Höchstdauer sind, werden automatisch abgelehnt. Der Stellvertreter hat die Möglichkeit Konflikte zu lösen oder Termine abzusagen. Mit dem Häkchen „Besprechungsanfragen an Stellvertreter weiterleiten“ wird der Stellvertreter bei jeder Buchung des Raumes informiert.
Der Raum nimmt nun Termine automatisch an, oder lehnt Sie ab wenn sie nicht den Richtlinien entsprechen. Der Organisator des Termins bekommt eine entsprechende Nachricht
Aus der Praxis kann ich berichten, dass viele Anwender gerne die Kalender direkt in Outlook einbinden um einen schnellen Überblick zu bekommen, welche Ressourcen frei sind und gebucht werden können. Der Terminplanungsassistent reicht vielen nicht aus. Es ist also sinnvoll den Kalender der Ressource für andere Benutzer freizugeben, damit er direkt in der Outlook Kalender Ansicht geöffnet werden kann. Sinnvoll ist dieses Vorgehen auch wenn als Exchange Client Outlook 2003 zum Einsatz kommt, der die erweiterten Terminplanungsoptionen von Outlook 2010 nicht unterstützt.
Kleine Anmerkung am Rande: Im Netz findet man viele Anleitungen um den Kalender einer Ressource freizugeben, viele davon beschreiben allerdings den Weg, dass jedem Benutzer Vollzugriff auf das Postfach erteilt wird. Dieses Vorgehen halte ich für keine gute Idee und beschreibe daher den Weg, wie den jeweiligen Benutzern nur Leserechte auf dem Kalender gewährt werden, denn ich möchte nicht das alle Benutzer Einträge im Kalender löschen oder bearbeiten können.
Zunächst brauchen wir allerdings selbst Vollzugriff auf das Postfach um den Kalender für andere Benutzer freizugeben, das lässt sich über die Exchange Konsole oder auch über die Shell erledigen, der Weg über die Konsole ist denkbar einfach: Rechtsklick auf das Postfach „Besprechungsraum 1“ und „Berechtigung Vollzugriff verwalten auswählen“, dann den Benutzer Administrator hinzufügen und fertig
Der Weg über die Shell:
Add-MailboxPermission -Identity raum1 -AccessRights FULLACCESS -User Administrator
Der Benutzer Administrator hat nun Vollzugriff auf das Ressourcenpostfach und kann sich das Postfach direkt in Outlook verbinden und die Berechtigungen per Outlook auf den Kalender vergeben.
Mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ können die Benutzer hinzugefügt werden, die auf den Kalender zugreifen sollen.