Ressourcenpostfächer sind sehr beliebt um das Buchen von Besprechungsräumen oder Firmenwagen zu ermöglichen. Mit Exchange 2013 und auch Exchange 2016 ist es sogar noch etwas einfacher geworden, die Räume zu verwalten.
Hier gibst ein kleines Howto, welches mit Exchange 2013 und Exchange 2016 funktioniert (Für Exchange 2010 gibts das Howto hier)
Zunächst wird via ECP ein neues Raumpostfach angelegt
Dem Raum wird ein entsprechender Name und Alias gegeben, hier können auch weitere Details angegeben werden, zum Beispiel die Telefonnummer wenn der Raum über ein Telefon verfügt, oder auch die Kapazität. In diesem Beispiel 5, die Angabe der Kapazität führt dazu, das Termine mit mehr Personen abgelehnt werden.
Sobald das Postfach angelegt ist, können die Buchungsoptionen konfiguriert werden, hier lässt sich beispielsweise festlegen, wie weit im Voraus der Raum gebucht werden darf oder wie lange ein Termin sein darf. Die Einstellungen sind aber optional, die Buchungsautomatik ist per Default eingeschaltet.
In Outlook taucht der Raum im Terminplanungsassistent auf und kann gebucht werden.
Der Besprechungsraum bestätigt Termine automatisch, so lange es zu keinen Konflikten kommt. Der Organisator des Termins wird per Mail informiert, ob der Raum erfolgreich gebucht werden konnte
Der Raum lässt sich auch zur besseren Übersicht als Kalender in Outlook einbinden, dies war bei Exchange 2010 nicht ganz so einfach:
In der Standard Einstellung sehen die Benutzer nur das es einen entsprechenden Termin gibt, alle anderen Informationen, sind nicht direkt einsehbar:
Über das Ändern der Berechtigungen auf dem Kalender des Postfachs lässt sich das aber anpassen. Auch macht es oft Sinn eine Art Manager für die Räume zu definieren, der im Konfliktfall Termine umschichten kann. Die entsprechenden Rechte zum Absagen von Terminen und zur Einsicht können einfach per Management Shell vergeben werden:
Get-MailboxFolderPermission besprechungsraum:\calendar | Add-MailboxFolderPermission -User administrator -AccessRights Editor
In diesem Beispiel bekommt der Benutzer Administrator „Bearbeiter“ Rechte, welches es ihm ermöglicht den Raum zu verwalten.
Jetzt sieht der Benutzer alle Details zu den Terminen und kann bei Bedarf die Termine auch absagen.
Ein weiteres nettes Feature ist das Anpassen der Buchungsbestätigung, hier lässt sich ein entsprechender Text für den Organisator hinterlegen:
Zum Beispiel ein Link zu einer internen Webseite, auf dem der Organisator Kaffee und Kekse ordern kann, oder der Hinweis „Wehe wenn du nicht aufräumst…“
Hier bietet sich natürlich SharePoint oder ähnliches an…