Aktuell erreichen mich viele Anfragen zu Exchange Server und den Versand von Mails via IONOS. Zum 15.01.2024 stellt IONOS die Smarthost Funktion für IONOS Postfächer ein, dies heißt im Umkehrschluss: Exchange Server können IONOS nicht mehr als Smarthost verwenden. Weitere Informationen von IONOS gibt es hier:
Scheinbar gibt es recht viele Leute, die von dieser Abschaltung betroffen sind, daher hier mal ein kleiner Artikel zu dem Thema.
Welche Konfiguration ist betroffen?
Alle Exchange Server welche einen Sendeconnctor mit IONOS als Smarthost verwenden, sind von der Abschaltung der Smarthost Funktion betroffen. Hier mal ein Beispiel einer betroffenen Konfiguration mit smtp.ionos.de als Smarthost:
Konkret bedeutet dies, dass Exchange keine Mails mehr an Empfänger im Internet schicken kann. Eigentlich ist diese Konfiguration auch schon recht veraltet. Früher hat man diese Art der Konfiguration häufiger angetroffen. Meistens wurden damals die E-Mails via POP3 und POP Connector (bspw. POPcon) aus einem Postfach beim Provider abgeholt und an einen on-Prem Exchange Server zugestellt. Der Versand von Mails via Exchange erfolgte dann über den Smarthost, bzw. den SMTP Server des Anbieters. Damals hat man dies gemacht, da nicht jeder eine feste IP hatte, der Himmel noch Wolkenlos (ohne Cloud) und Microsoft Small Business Server ziemlich angesagt war. Die Betonung liegt hier auf „war“.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Ein vorweg: Exchange Server unterstützen schon lange kein Sender Based Routing mehr. Eine Anpassung der Exchange Konfiguration um mehrere Postfächer für den Versand der Mails zu nutzen ist also nicht möglich. Es gibt zwar Drittanbieter Tools (wie beispielsweise ExSBR) mit denen Sender Based Routing möglich wird, dies macht aber die Konfiguration nicht besser. Da gibt es bessere Möglichkeiten:
Option 1: Cloud AntiSpam Anbieter
Es gibt eine Vielzahl an Cloud AntiSpam Lösungen und die meisten eignen sich gerade für kleinere Unternehmen. Die meisten dieser Lösungen beinhalten auch genau die Smarthost Funktion, welche IONOS nun einstellt. Im Prinzip funktionieren fast alle Cloud AntiSpam Lösungen nach dem gleichen Prinzip: Der MX Eintrag einer Domain zeigt auf den Cloud AntiSpam Anbieter. Der Anbieter filtert böse Mails mit seiner Lösung raus und schickt die guten Mails an ein beliebigen Mailserver. In der Regel muss der on-Prem Exchange Server nur irgendwie erreichbar sein, beispielsweise per DynDNS. Wie gesagt, es gibt eine Vielzahl von Anbietern für jede Unternehmensgröße und die Implementierung ist einfach: MX Eintrag und Sende Connector ändern, oft reicht dies schon aus. Als Bonus bekommt man oft noch State-of-the-Art Spam Filter.
Ich wollte erst keine Namen nennen, aber ExSBR hab ich ja auch namentlich erwähnt:
Ich möchte aber nichts empfehlen, daher teilt keine weitere Anbieter in den Kommentaren.
Option 2: Selber machen…
Ich stelle On-Prem Exchange Server nicht in Frage, ein Unternehmen wird seine Gründe haben, warum es einen on-Prem Exchange Server gibt und dieser beispielsweise nicht zu Office 365 migriert wurde. Es ist schließlich recht aufwändig einen on-Prem Exchange Server zu betreiben, daher könnte man es sich auch etwas einfacher machen und die Maildienste von IONOS nicht mehr benutzen. In diesem Fall braucht man natürlich mal mindestens eine feste IP. Um das AntiSpam Thema muss man sich dann selbst kümmern, hier könnte man entweder die recht rudimentären AntiSpam Features des Exchange Servers einsetzen oder eine spezielle Appliance / E-Mail Gateway oder Software einsetzen. Hier gibt es also auch wieder viele Möglichkeiten, natürlich muss man sich dann selbst um all die Themen rund um das Thema E-Mail kümmern. Wer das nicht möchte, könnte ja Option 1 wählen.
Wer also eine spezielle Appliance oder Software sucht um den E-Mail Empfang und Versand direkt selbst zu machen (MX auf eigene IP), der wird unter anderem hier fündig:
Exchange selbst bringt schon alles mit um E-Mails direkt zu Empfangen und auch zu Versenden. IONOS als Smarthost und POP3 Postfächer, sowie einen POP Connector braucht es dazu nicht. Voraussetzung ist hier allerdings eine feste IP, aber auch hier gibt es ja zig Möglichkeiten, wenn man etwas kreativ wird.
Option 3: Exchange Hybrid
Wer sich gefragt hat, ob die Konfiguration POP Mailbox und Smarthost in Verbindung mit einem on-Prem Exchange Server auch im Jahr 2023 noch sinnvoll ist und Office 365 schon mal in Betracht gezogen hat, könnte diese Option in Betracht ziehen.
Exchange Server ermöglichen den Hybrid Betrieb mit Office 365. Im Hybrid Mode kann Office 365 benutzt werden um Mails zu empfangen und zu versenden (MX Eintrag zeigt auf O365). Dazu müssen die Exchange Postfächer nicht zwingend zu Office 365 migriert werden. Office 365 kann sich im Hybrid Mode um den Empfang/Versand sowie die AntiSpam Funktionen kümmern und die Mails an die on-Prem Mailboxen zustellen.
Bei mir persönlich ist es jetzt schon wieder ein paar Tage her, dass ich einen frischen Office 365 Tenant für Exchange Hybrid eingerichtet hab, aber ich meine mich zu erinnern, dass noch keine Office 365 Lizenzen erforderlich sind, wenn die Postfächer noch on-Prem gespeichert werden und keine Office 365 Dienste benutzt werden. Es sollte also reichen die Konten via AAD Connect zu EntraID zu synchronisieren und keine Lizenz zuzuweisen. Im Hybrid Mode sollte dann schon Versand / Empfang und Routing zu on-Prem funktionieren.
Glaub ich…. Kann das jemand bestätigen oder wiederlegen?
Option 4: Es gibt andere Smarthost Anbieter
Es gibt andere Anbieter welche euch einen Smarthost für das Versenden von Mails anbieten. Die meisten Anbieter kommen da eher aus dem E-Mail Marketing Umfeld, bieten aber oft Standard E-Mail Relay bzw. Smarthost Funktionalität. Für diese Option würde es also ausreichen, sich einen anderen Anbieter zu suchen und diesen als Smarthost im Exchange Sendeconnector zu konfigurieren. In diesem Fall rechnen die meisten Anbieter allerdings nach der Anzahl der gesendeten Mails ab.
Auch hier wieder ein Beispiel:
Fazit
Falls ihr von der IONOS Smarthost Abschaltung betroffen seit und einen on-Prem Exchange Server einsetzt, dann ist meine persönliche Meinung: Nutzt Option 1: Sucht euch einen Cloud AntiSpam Anbieter und nutzt diesen auch für den Versand der Mails. In der Regel ist die Konfiguration einfach und die Anbieter unterstützen dabei. Ziel sollte sein: Keine POP Konten mehr, die braucht man einfach nicht mehr!
Lasst uns gerne darüber diskutieren.