An dieser Stelle möchte ich mal wieder einen Überblick über meine favorisierten Tools für den Überblick der E-Mail relevanten Einstellungen und das Troubleshooting geben. Die Tools helfen mir oft dabei Probleme im Mailflow zu analysieren und zu beheben. Oft liegen die Probleme beim E-Mail Versand oder Empfang nicht bei einem selbst, sondern am Absender oder Empfänger. Hier können die Tools helfen das Problem zu analysieren.
MXToolBox
Die MXToolBox ist der Allrounder für alle Arten der E-Mail Probleme. Da die Webseite sicherlich jeder kennt, muss man hier nicht viele Worte verlieren. Ich benutze besonders häufig die SPF und DMARC Tests. Viele Probleme haben ihren ihre Ursache in fehlerhaften DNS Einträgen für SPF und DMARC.
Häufig passen SPF und DMARC EInstellungen nicht, ich sehe sehr häufig ungültige SPF Einträge (Schreibfehler, fehlende Policy, o. ä.) und falsche DMARC Einträge (doppelte Einträge, Schreibfehler). Oft laden deswegen Mails der Absender im Spam. Eine Ausnahme zu erstellen, lohnt hier meist nicht, da muss schon der Absender tätig werden und seine Einstellungen korrigieren.
MailGenius
MailGenius ist ein nützliches Tool um den Spam Score der eigenen E-Mails zu bewerten. Bei MailGenius erhält man einen guten Überblick ob SPF, DKIM und DMARC richtig funktionieren
Eigentlich ist das Tool gedacht um Newsletter ohne ähnliche automatisch erzeugte Mails zu testen, es funktioniert aber auch mit normalen Mails. Es sind dann nur nicht alle Punkte relevant.
DMARC Checker
DMARC Checker funktioniert ähnlich wie MailGenius. Einfach eine Mail an eine DMARC Checker Adresse schicken und man erhält einen einfachen Report, was ggf. schief gelaufen ist.
Ich finde DMARC Checker ziemlich gut, weil der Report einfach aufgebaut ist, so kann man es auch mal einen Absender schicken, welcher seine Einstellungen nicht ganz im Griff hat. Bei vergessenen DKIM Selektoren oder vergessenen IPs im SPF, schicke ich den Link ganz gerne an Absender damit die Einstellungen korrigiert werden können.
Da DMARC Checker auch den Bericht als Antwort per Mail schickt, kann man sich hier ein kleinen Script erstellen, was beispielsweise jede Woche eine Mail an DMARC Checker schickt. so bekommt man wöchentlich eine Übersicht.
DKIM Validator
DKIM Validator bereitet den Report zwar nicht so schön auf wie andere Tools, ist dafür aber umfassend und vollständig. Bei Problemen mit DKIM lohnt es sich immer eine Mail an den DKIM Validator zu schicken. Hier sieht man ebenfalls recht schnell wo das Problem liegt.
DKIM Validator hilft gerade bei der Einrichtung von DKIM und bei der Fehleranalyse.
Google Message Header Analyzer
Mit dem Google Message Header Analyzer lässt sich schnell der SMTP Header einer E-Mail untersuchen. Den Header Analyzer benutze ist häufig um den Weg von internen Mails über die verschiedenen Stationen zu verfolgen.
Im Header Analyzer fällt schnell auf, welches System für eine verzögerte Zustellung verantwortlich ist.
MailHardener
Mailhardener ist super um den Zustand der eigenen E-Mailk Domänen im Überblick zu behalten. Mailhardener sendet zum Beispiel eine E-Mail wenn sich der SPF Eintrag geändert hat oder ungültig ist, so fallen Konfigurationsprobleme schnell auf.
Auch die SPF, DMARC und TLS Auswertung ist hilfreich. Für eine Domain ist Mailhardener sogar kostenlos. Es lohnt sich daher auf jeden Fall für den Überblick.
Ich finde auch die Anleitungen für die Konfiguration der nötigen Einstellungen sehr hilfreich. Man stellt ja beispielsweise MTA-STS nicht so regelmäßig ein, daher ist hier eine kleine Erinnerung und Hilfe sehr gut.
ChatGPT
Auch ChatGPT ist ganz hilfreich bei E-Mail Problemen. Anstatt das Problem oder die Fehlermeldung mit Google zu suchen, kann man auch einfach mal ChatGPT fragen.
ChatGPT mag nicht immer richtig liegen, aber Hinweise gehen oft in die richtige Richtung. Ich empfehle daher es mal auszuprobieren, damit man selbst ein Gefühl bekommt, wann man es gebrauchen kann und wann man lieber selbst den Kopf anstrengt.
Wenn ihr weitere nützliche Tools habt, dann bitte gerne in die Kommentare.